การบริการแจ้งซ่อมออนไลน์

การแจ้งซ่อมของคณะบริหารธุรกิจและการบัญชี เริ่มแรกมีการรับแจ้งจากการบอกต่อหรือแจ้งโดยตรงกับผู้รับผิดชอบ รวมถึงมีแบบฟอร์มการแจ้งซ่อมให้กรอกข้อมูลเพื่อส่ง แต่เนื่องจากผู้รับผิดชอบด้านฝ่ายซ่อมบำรุงของคณะซึ่งมีอยู่จำนวน 2 ท่าน อาจไม่ได้นั่งประจำโต๊ะทำงานตลอด ด้วยมีภาระงานหลักและภาระงานรอง ทำให้ผู้มาแจ้งซ่อมในบางครั้งไม่พบเจ้าหน้าที่ส่งผลต่อการรับบริการไม่ทันท่วงที และปัจจุบันเจ้าหน้าที่ฝ่ายซ่อมบำรุงได้จัดทำ QR code มาใช้ในการรับแจ้งซ่อม เพื่อให้เกิดช่องทางอีกหนึ่งช่องทางในการแจ้งซ้อม แต่ก็ยังไม่ค่อยมีผู้ใช้บริการเท่าที่ควร

ดังนั้น ผู้รับผิดชอบเล็งเห็นว่านอกจากบุคลากรภายในคณะแล้ว นักศึกษา หรือบุคคลภายนอกที่มาติดต่อที่คณะหากพบเห็นสิ่งใดชำรุดก็สามารถแจ้งบริการซ่อมได้ ซึ่งผู้รับผิดชอบมีความต้องการจัดทำระบบการให้บริการแจ้งซ่อมออนไลน์ที่รองรับการให้บริการในด้านให้ผู้ใช้บริการแจ้งข้อมูลการซ่อมถึงเจ้าหน้าที่ได้อย่างรวดเร็วและสะดวกต่อการแจ้งข้อมูล ผู้ใช้บริการสามารถตรวจสอบสถานการณ์ซ่อมได้ อีกทั้งเป็นการลดเอกสารและสามารถจัดเก็บข้อมูลการให้บริการการซ่อม รวมถึงการควบคุมวัสดุที่ใช้ในการซ่อมและสามารถนำเสนอรายงานต่อผู้บริหารได้

1. เพื่อบริหารจัดการองค์กรด้วยระบบเทคโนโลยีดิจิทัล
2. เพื่อการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ภารกิจด้านบริหารจัดการกลางได้นำองค์ความรู้เรื่องดิจิทัลมาใช้ประโยชน์ในการพัฒนางาน ทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน และช่วยให้การบริการมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ภารกิจด้านบริหารจัดการกลาง ได้พัฒนาจุดเริ่มต้นของการแจ้งซ่อมออนไลน์ผ่าน official line ส่วนตัว มาเป็นผ่าน official line กลุ่ม และเมื่อมีผู้ขอใช้บริการส่งข้อมูลการแจ้งซ่อมระบบจะมีการแจ้งเตือนผ่านทาง official line กลุ่มชื่อ “BD Services” ซึ่งในกลุ่มนี้มีผู้รับผิดชอบที่ให้บริการจำนวน 2 คน และหัวหน้าภารกิจด้านบริหารจัดการกลาง จำนวน 1 คน ที่รับเรื่องและกำกับติดตามงาน ซึ่งทำให้ผู้รับผิดชอบและผู้ดูแลสามารถรับเรื่องและติดตามการแจ้งซ่อมได้รวดเร็วมากกว่าการแจ้งซ่อมเดิม และจากการพัฒนามาระบบแจ้งซ่อมออนไลน์นี้ทำให้ได้รับรางวัลชนะเลิศ อันดับที่ 1 จากการประกวดโครงการประกวดผลงานการพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่องตามแนวคิด Kaizen คณะบริหารธุรกิจและการบัญชี

ต่อมาปีงบประมาณ 2564 ระบบการแจ้งซ่อมออนไลน์ได้รับการคัดเลือกจากคณะให้นำมาต่อยอดเป็นหนึ่งในการจัดทำระบบ Smart KKBS ร่วมกับภารกิจอื่นที่มีความต้องการทำระบบเพื่อใช้ในงานภายใต้โครงการ KKBS Smart Workplace โดยมี ดร.ปิยดา ดาวดึงษ์ ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพการศึกษาเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ และได้แต่งตั้งเป็นคณะกรรมการดำเนินงานพัฒนาระบบ Smart Workplace คณะบริหารธุรกิจและการบัญชี มหาวิทยาลัยขอนแก่น (คำสั่งเลขที่ 253/2563) โดยมีตัวแทนของภารกิจด้านการบริหารจัดการกลาง ภารกิจด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ภารกิจด้านวิเทศสัมพันธ์และสื่อสารองค์กร เพื่อร่วมกันออกแบบและพัฒนาระบบที่ใช้ในการให้บริการเพื่อให้เกิดการบริการภายในที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
โดยมีการทำระบบให้บริการ 5 ระบบ คือ

1. บริการแจ้งซ่อม
2. บริการจองห้องเรียน
3. บริการยานพาหนะ
4. บริการโสตทัศนูปกรณ์
5. บริการออกแบบผลิตและเผยแพร่สื่อประชาสัมพันธ์ ไว้ในจุดเดียว

เพื่อช่วยผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในด้านการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการทำงาน ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและการติดตามรายการ เพื่อเชื่อมโยงการทำงานระหว่างระบบบริการ และเป็นแบบอย่างในการพัฒนาการทำงานในระบบอื่นต่อไป โดยสามารถเข้าระบบได้ที่ https://smartkkbs.kku.ac.th/login

1.  การให้บริการแจ้งซ่อมเป็นเรื่องง่ายแจ้งได้ทุกที่แค่ส่งผ่านลิงค์หรือสแกน Qr code ก็ได้รับบริการ
2. การซ่อมที่เกิดขึ้นส่วนมากเป็นเรื่องเร่งด่วน เจ้าหน้าที่สามารถให้การตรวจเช็คและบริการได้ทันทีโดยไม่ต้องเสนอขออนุมัติก่อน เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการแก้ไข แต่หากเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบไม่สามารถแก้ไขได้จึงส่งเสนอและจัดทำเอกสารสู่ขั้นตอนของผ่านพัสดุ
3. สามารถเก็บข้อมูลในการให้บริการแบบสารสนเทศได้

1. ความร่วมมือของเจ้าหน้าที่ในภารกิจ
2. ระบบแจ้งซ่อมง่ายต่อการใช้งาน จึงส่งผลให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ
3. ผู้บริหารองค์กรให้ความสำคัญและให้การสนับสนุน