การเปลี่ยนแปลงวิธีการรวบรวมเอกสารประกอบการเบิกจ่ายทุนการศึกษา

ด้วยภารกิจด้านพัฒนานักศึกษา คณะบริหารธุรกิจและการบัญชี มหาวิทยาลัยขอนแก่น ได้กาหนดให้มี การประกาศให้นักศึกษาสมัครขอรับทุนการศึกษาเป็นประจาทุกปีการศึกษา โดยแบ่งเป็น 2 รอบ คือ ภาคการศึกษาต้น และ ภาคการศึกษาปลาย ซึ่งมีนักศึกษาสมัครขอรับทุนการศึกษาเฉลี่ย 250 คน/ภาคการศึกษา และคณะฯมีจานวน ทุนการศึกษาเฉลี่ย 200 ทุน/ภาคการศึกษา กาหนดระยะเวลาการรับสมัครประมาณ 1 เดือน ต่อด้วยขั้นตอน การพิจารณาคัดเลือกประมาณ 2 สัปดาห์ และขั้นตอนการประกาศรายชื่อนักศึกษาที่ได้รับทุนการศึกษา ตามลาดับ
ภายหลังจากขั้นตอนการประกาศรายชื่อนักศึกษาที่ได้รับทุนการศึกษา ภารกิจด้านพัฒนานักศึกษาจะได้ นัดหมายนักศึกษาเข้ารับการปฐมนิเทศ เพื่อให้นักศึกษาตระหนักถึงคุณค่าของเงินทุนการศึกษา การใช้จ่ายเงิน ทุนการศึกษาอย่างถูกต้องเหมาะสม การแสดงความขอบคุณเจ้าของเงินทุน และการเตรียมเอกสารเพื่อขออนุมัติ เบิกจ่ายเงินทุนการศึกษา ซึ่งในขั้นตอนการเตรียมเอกสารดังกล่าวในรูปแบบเดิมนั้น นักศึกษา 1 คน ต้องจัดเตรียม เอกสาร 4 อย่าง(กระดาษขนาด A4) คือ สาเนาบัตรประจาตัวนักศึกษา สาเนาบัตรประจาตัวประชาชน สาเนาหน้าสมุดบัญชีธนาคาร และ แบบแจ้งข้อมูลเจ้าหนี้บุคลากร/บุคลากรภายนอก/นักศึกษา(จ่ายตรงค่าตอบแทน) หากคำนวณจำนวนเอกสารในการขออนุมัติเบิกจ่ายในแต่ละรอบจะได้เท่ากับ 200 ทุน x 4 แผ่น = 800 แผ่น นอกจากนั้นแล้ว ยังมีขั้นตอนการตรวจสอบถูกต้องเรียบร้อยของเอกสาร หากพบข้อผิดพลาดก็ต้องมีการแก้ไขจัดทา เอกสารใหม่ให้ถูกต้องเรียบร้อยตามกฎระเบียบด้านการคลังและพัสดุ
การดำเนินงานการรวบรวมเอกสารประกอบการเบิกจ่ายทุนการศึกษาในรูปแบบเดิม จึงมีจุดอ่อนหลาย ประการ เช่น การใช้เวลาปฐมนิเทศนักศึกษาในส่วนการเตรียมเอกสารเบิกจ่ายเงินทุน ความเสี่ยงในการแพร่ระบาด ของโรคไวรัส COVID-19 การใช้เวลาในการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่มีจานวนมาก การใช้ทรัพยากร กระดาษขนาดA4 จานวนไม่น้อยกว่า 800 แผ่น/รอบ และความไม่พึงพอใจในการระยะเวลาการได้รับโอนเงิน ทุนการศึกษา ดังนั้น ภารกิจด้านพัฒนานักศึกษาซึ่งเป็นส่วนงานหลักในการดาเนินงาน จึงได้พัฒนาเปลี่ยนแปลง รูปแบบการรวบรวมเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงินทุนการศึกษา จาก รูปแบบเดิมให้เป็นรูปแบบใหม่ ด้วยการประยุกต์ใช้ด้วยวิธีดิจิทัล คือ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ File Digital พร้อมแสดง ตัวอย่างและวิธีการ Upload File ให้แก่นักศึกษาได้ศึกษาเรียนรู้ด้วยตนเอง ทั้งนี้ เพื่อให้การดาเนินงานยังคงได้ผลลัพธ์ ที่ถูกต้อง แต่ช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดการใช้งบประมาณและทรัพยากรแก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ลดความเสี่ยง ด้านสุขภาพแก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และเพิ่มระดับความพึงพอใจแก่นักศึกษาผู้ได้รับเงินทุนการศึกษา

• เพื่อเป็นเปลี่ยนแปลงงานการรวบรวมเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงินทุนให้มีความเหมาะสมกับยุคสมัยปัจจุบัน

• เพื่อเป็นการลดขั้นตอนการดาเนินงานทั้งบุคลากรสังกัดภารกิจด้านพัฒนานักศึกษา และบุคลากรสังกัดภารกิจด้านการคลังและพัสดุ

• เพื่อเป็นการลดการใช้งบประมาณและทรัพยากรขององค์กร ลดการใช้ทรัพยากรของนักศึกษาและลดความเสี่ยงภัยด้านสุขภาพแก่บุคลากรทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

• สามารถนาวิธีการนี้ไปประยุกต์ใช้กับภารกิจอื่นๆที่มีรูปแบบคล้ายคลึงกันได้

• สามารถนาวิธีการนี้ไปใช้ในการดาเนินงานขั้นตอนการรวบรวมเอกสารประกอบการเบิกจ่ายทุนการศึกษา ในคราวต่อไปได้

การศึกษาเรียนรู้โปรแกรมต่างๆให้ทันตามยุคสมัย สามารถช่วยปรับเปลี่ยนรูปแบบการดาเนินงาน ให้มีประสิทธิภาพได้ดียิ่งขึ้น เป็นการช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดความผิดพลาดคลาดเคลื่อนของผลลัพธ์ ผู้ปฏิบัติงานและผู้รับบริการมีความพึงพอใจสูงขึ้น และยังช่วยลดการใช้งบประมาณของผู้เกี่ยวข้องได้

• ด้านทรัพยากรบุคคล : ผู้บริหารและบุคคลประจาภารกิจด้านพัฒนานักศึกษา ต้องมีความรู้ความสามารถ ในการศึกษาเรียนรู้โปรแกรมต่างๆให้ทันยุคสมัย และมีความสามารถในการเลือกใช้งานได้อย่างถูกต้อง เหมาะสมกับภารกิจที่ต้องปฏิบัติงานและรับผิดชอบ
• ด้านเครื่องมือและเทคโนโลยี : ผู้บริหารองค์กรควรให้การสนับสนุนด้านเครื่องมือและเทคโนโลยี เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบเครือข่ายสื่อสารดิจิทัล ระบบฐานข้อมูลนักศึกษา และโปรแกรมต่างๆ ที่มีลิขสิทธิ์ เป็นต้น