ขั้นตอนการจอง Zoom ON-PREM และสร้างห้อง Zoom ด้วย Google Calendar ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น

การเรียนการสอนในปัจจุบัน หลังจากผ่านช่วง Post Covid-19 การเรียนการสอนได้ประยุกต์ใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ สลับการสอนมากขึ้น ผู้เขียนพบว่าขั้นตอนการจอง Zoom ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น มีความง่ายและสะดวกอยู่แล้ว เพียงแต่ผู้ใช้งานยังไม่เข้าใจเรื่องช่วงเวลา ในการจอง และ ยังสับสน ขั้นตอนการจอง Zoom Meeting ของส่วนกลาง มหาวิทยาลัยขอนแก่น  บทความ KM นี้จึงจะขอขยายความขั้นตอนการจอง Zoom Meeting licen on premium

• เพื่อความเข้าใจในการจอง Zoom Meeting
• เพื่อลดระยะเวลาในการจอง
• เพื่อสามารถดำเนินการจองได้ด้วยตัวเอง

ขั้นตอนการจอง Zoom และสร้างห้อง Zoom ผู้เขียนจะแบ่งเป็น 2 ส่วน ได้แก่

• ส่วนที่ 1 ขั้นตอนการขอ Zoom ON-PREM
• ส่วนที่ 2 ขั้นตอนการสร้างห้อง Zoom ด้วย Google Calendar

ขั้นตอนการขอ Zoom ON-PREM 

1. เข้าเว็บไซต์ https://app-reserve.kku.ac.th/zoom
2. เมนู  Zoom Video Conferencing  คลิกที่ปุ่ม Start Reservation
3. จะปรากฏฟอร์ม New meeting  
   • Title : ให้กรอกชื่อกิจกรรม
   • Start : ให้กดที่ปุ่มปฏิทิน เพื่อเลือกวันที่ และ เวลาเริ่มต้น
   • End : ให้เลือก ช่วงเวลาที่สิ้นสุดให้เผื่อเวลา ครึ่งชั่วโมง หรือ หนึ่งชั่วโมง (หากเป็น นักศึกษา สามารถจองได้สูดสุด 3 ชั่วโมง)
   • Repeat และ Live Stream : ไม่จำเป็นต้องเลือก
   • จากนั้นกดปุ่ม Reserve เพื่อขอสิทธิ์ ON-PREM ในช่วงเวลาดังกล่าว

ขั้นตอนการสร้างห้อง Zoom Meeting ด้วย Google Calendar

1. เข้าเว็บไซต์ https://calendar.google.com/calendar/
2. ปรับมุมมองเป็น มุมมองแบบเดือน เพื่อง่ายต่อการสร้าง Event
3. คลิกที่วันที่ต้องการสร้างกิจกรรม
4. จากภาพให้กรอกข้อมูลดังนี้
   • ข้อ 1  ให้กรอกชื่อกิจกรรม
   • ข้อ 2 ให้คลิกที่ปุ่มเพิ่มเวลา จากนั้นเลือกเวลาที่ต้องการจะจัดกิจกรรมจริง เช่น 9.00 น. – 12.00 น.
   • ข้อ 3 เพิ่มผู้เข้าร่วม เลือกผู้ที่จะเข้าร่วมกิจกรรม ระบบจะส่งอีเมลเชิญตามรายชื่อที่ใส่ไปช่องนี้  (ไม่จำเป็นต้องกรอก)
   • ข้อ 4 เพิ่มการประชุมทางวีดีโอ ให้เลือกเป็น Zoom Meeting
   • เมื่อเลือก Zoom Meeting ระบบจะสร้างห้อง Zoom โดยจะมี รหัสห้อง และ รหัสผ่านแสดง
   • จากนั้นกดปุ่ม บันทึก ระบบจะส่งอีเมลแจ้งข้อมูลรายละเอียดกิจกรรม แจ้งผู้เข้าร่วมที่ ได้เพิ่มข้อมูลไว้ ตามข้อ 3 

สรุป

การขอสิทธิ ON-PREM เพื่อใช้งานได้มากกว่า 40 นาที สามารถทำได้ด้วยวิธีดังกล่าวอีกทั้งยัง เชื่อมกับปฏิทิน เพื่อนัดผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์ ด้วยอีเมล ตลอดจนแจ้งเตือนเข้าร่วมประชุม เมื่อเวลาใกล้มาถึง และการสร้างห้องซูมสามารถทำได้โดยวิธีอื่นๆ เช่นสร้างจากเว็บ https://kku-th.zoom.us/ หรือ โปรแกรม Zoom Meeting

• บุคลากรสายสนับสนุน และ สายวิชาการ สามารถทำความเข้าใจและจอง Zoom Meeting Licen ได้ด้วยตัวเอง

• ผู้ใช้งานเข้าใจการจอง Zoom Meeting Licen ของมหาวิทยาลัยขอนแก่น