คู่มือการปฏิบัติงานด้านงานสารบรรณ การจัดทำและเสนอเอกสารให้ผู้บริหารพิจารณาและลงนามในรูปแบบกระดาษและรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

งานสารบรรณ เป็นภารกิจสําคัญในการบริหารจัดการเอกสารของคณะบริหารธุรกิจและการบัญชี มหาวิทยาลัยขอนแก่น ซึ่งเป็นภาระงานที่อยู่ในความรับผิดชอบของภารกิจด้านบริหารจัดการกลาง ภายใต้ งานบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์ โดยมีบทบาทหน้าที่เกี่ยวข้องกับการรับและส่งหนังสือ การจัดทํา การ เสนอ การจัดเก็บ และการสืบค้นเอกสาร ทั้งเอกสารภายในและภายนอกหน่วยงาน เพื่อสนับสนุนการ ดําเนินงานของคณะฯ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง และเป็นไปตามระเบียบราชการที่เกี่ยวข้อง ซึ่งปัจจุบันกระบวนการดําเนินงานด้านสารบรรณของคณะฯ ครอบคลุมการปฏิบัติทั้งในรูปแบบกระดาษ และรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Digital) ทั้งเอกสารภายในและภายนอกหน่วยงาน โดยเริ่มตั้งแต่ต้นจนสิ้นสุด กระบวนการ ได้แก่ การรับและส่งหนังสือผ่านระบบบริหารจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยขอนแก่น (Document Management System: DMS) การร่างและการจัดทําหนังสือราชการ การเสนอหนังสือให้ หัวหน้างานพิจารณา การเสนอหนังสือให้ผู้บริหารฯ พิจารณาและลงนาม การจัดเก็บสําเนา การสืบค้น หนังสือ รวมถึงการประสานงานด้านงานเอกสารเพื่อให้บุคลากรภายในคณะฯ นําหนังสือไปดําเนินการต่อ ได้อย่างถูกต้องและบรรลุวัตถุประสงค์ของงานนั้น ๆ นอกจากนี้ งานสารบรรณยังมีบทบาทในการแจ้งเวียน ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานให้บุคลากรได้รับทราบ ตลอดจน ให้บริการให้คําแนะนําด้านการจัดทําหนังสือแก่บุคลากรคณะฯ และนักศึกษาภายในคณะฯ
ในปัจจุบัน คณะบริหารธุรกิจและการบัญชีได้พัฒนารูปแบบการเสนอหนังสือให้ผู้บริหารฯ พิจารณาจากเดิมที่ดําเนินการเฉพาะในรูปแบบกระดาษ มาเป็นการดําเนินการในรูปแบบ หนังสือ อิเล็กทรอนิกส์ (Digital) ควบคู่กัน โดยได้นําเครื่องมือดิจิทัล ได้แก่ Google Drive เข้ามาช่วยในการเสนอ หนังสือแก่ผู้บริหารฯ เพื่อให้เกิดความรวดเร็ว ลดการใช้กระดาษ ซึ่งการดําเนินการดังกล่าวตอบสนอง ยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยด้านการปรับเปลี่ยนดิจิทัล (Digital Transformation) (มหาวิทยาลัยขอนแก่น
, 2563)

อย่างไรก็ตาม ที่ผ่านมายังไม่มีการจัดทําคู่มือเรื่องการเสนอหนังสืออิเล็กทรอนิกส์สําหรับผู้บริหารฯ จึงทําให้การปฏิบัติงานด้านสารบรรณของบุคลากรอาจไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และอาจก่อให้เกิดความ คลาดเคลื่อนหรือปัญหาในการดําเนินงานดังนั้น ผู้จัดทําในฐานะพนักงานธุรการปฏิบัติงานทั่วไป จึงได้จัดทําคู่มือการปฏิบัติงานด้านงานสาร บรรณเรื่องการจัดทําและเสนอเอกสารให้ผู้บริหารพิจารณาและลงนามในรูปแบบกระดาษและรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ขึ้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน เสริมสร้างความเข้าใจที่ ถูกต้องแก่ผู้ปฏิบัติงาน และสนับสนุนการบริหารจัดการเอกสารของคณะฯ ให้มีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับ ระเบียบ แนวปฏิบัติ และการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ